บริการนำส่งเอกสาร

บริการนำส่งเอกสาร
       บริการนำส่งเอกสารเป็นการจัดหาเอกสารที่ผู้ใช้ต้องการทั้งเอกสารที่พิมพ์เผยแพร่และยังไม่ได้เผยแพร่ และจัดส่งในรูปแบบกระดาษ หรือวัสดุย่อส่วน หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยวิธีการส่งที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งในการให้บริการนำส่งเอกสารจะมีการคิดค่าบริการ บางห้องสมุดอาจจะไม่คิดค่าใช้จ่ายในการให้บริการ  ผู้บริการนำส่งจะต้องมีความรู้เกี่ยวกับเรื่องกฎหมายลิขสิทธิ์ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญ และต้องมีการขออนุญาตจากผู้มีสิทธิ์ในผลงานเสียก่อน เพื่อตกลงทำการเสียค่าลิขสิทธิ์ให้ถูต้อง อาจมีการรวมค่าภาษี (Tax) ก่อนนำสำเนาหรือบทความนำส่งลูกค้า ซึ่งบริการนี้อาจใช้เป็นแหล่งรายได้ของห้องสมุดหรือห้องสมุดทำร่วมกับผู้แทนจัดจำหน่าย


ปรัชาญาของบริการนำส่งเอกสาร 
1. ไม่มีห้องสมุดใดที่จะสามารถให้บริการทรัพยากรสารสนเทศได้ครบถ้วนตามความต้องการของผู้ใช้ทุกคนเสมอไป
2. จะต้องสามารถตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้บริการได้อย่างครอบคลุม เท่าเทียมและทั่วถึง
3. จะต้องสามารถช่วยในการแก้ไขปัญหาด้านงานบริการ เรื่องของไฟ กรณีน้ำท่วม รวมถึงปัญหาการสูญหายได้ด้วย
4. สามารถช่วยในการเพิ่มศักยภาพและประสิทธิภาพในด้านการบริการและการทำงานต่างๆ ให้เกิดระบบงานที่มีคุณภาพและมีประสิทธิภาพได้เป็นอย่างดีอีกด้วย


วัตถุประสงค์ของบริการนำส่งเอกสาร
เป็นบริการในห้องสมุดที่ใช้รูปแบบหรือหลักการในการดำเนินงานเป็นแบบ Just in time ซึ่งเป็นรูปแบบที่ทางห้องสมุดจะดำเนินงานบริหารและทำการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศมาให้แก่ผู้ใช้บริการได้ในวันและเวลาที่ผู้ใช้ต้องการ โดยที่ตัวผู้ใช้บริการเองจะไม่ได้อยู่ในห้องสมุดก็ตาม อีกทั้งยังทันต่อเหตุการณ์ และตรงต่อความต้องการของผู้ใช้บริการได้โดยตรงอีกด้วย


 วิธีการบริการ 
1. บริการแบบเดิม : จะเป็นบริการส่งทาง ไปรษณีย์ และ โทรสาร
2. บริการแบบปัจจุบัน : จะมีการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศใหม่ๆมาใช้ในการบริการด้วย คือ บริการส่งสารสนเทศทางอิเล็กทรอนิกส์ ใช้รูปแบบการสแกนส่ง หรือจัดส่งตามปลายทางที่ชัดเจนผ่านทางการแนบไฟล์

วิธีการนำส่ง (แบบฉบับพิมพ์)

มีทั้งการนำส่งภายในและภายนอกองค์กรหรือหน่วยงาน

1ทางไปรษณีย์

-มีความล่าช้าและใช้ระยะเวลานานกว่าทรัพยากรสารสนเทศจากห้องสมุดถึงผู้ใช้ หรืออาจสูญหาย ทำให้ผู้ใช้ไม่ได้รับในสิ่งที่ต้องการได้

2ทางโทรสาร

-เอกสารที่ผู้ใช้ได้รับ ตัวหนังสือหรือข้อความอาจไม่ชัดเจนหรือขาดหายบางส่วนได้ หรือผู้ใช้ได้รับเพียงบางส่วน

3ทางยานพาหนะ

-มีความสะดวกและรวดเร็วในการให้บริการ ควรใช้ยานพาหนะให้เหมาะสมและคำนึงถึงปริมาณทรัพยากรสารสนเทศที่จัดส่งให้กับผู้ใช้

Electronic Document Delivery Services คือ การจัดส่งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจะมีความสะดวกและรวดเร็วเป็นอย่างมาก

1ทาง E-mail

-มีข้อจำกัด คือ ต้องเชื่อมต่อกับเครือข่ายอินเตอร์เน็ตจึงจะสามารถจัดส่งได้

2นำส่งด้วยภาพลักษณ์เอกสาร (Document image system)

-เป็นการส่งเอกสารแบบ Tiff File ไม่สามารถคัดลอกได้ เนื่องจากเป็น Image File

-แจ้งทางอีเมล์

-ส่ง URL ให้ผู้ใช้เปิดดู

 ผู้ให้บริการ 
1. สถาบันบริการสารสนเทศ : จะมีการจัดส่งในหลายรูปแบบ คือ
จัดส่งในสถาบัน ได้แก่
- ทาง e-mail
- ทางระบบออนไลน์ หรือ e-office
- ทางยานพาหนะ
การจัดส่งระหว่างสถาบัน ซึ่งจะเป็นไปตามระเบียบ กฏเกณฑ์และข้อตกลงร่วมกัน
2. ตัวแทนจัดการและจัดส่งเอกสาร ได้แก่
- ผู้ให้บริการทั่วไป Ingenta
- ผู้ให้บริการเฉพาะด้านสาขา  Proquest /UMI  Thesis
- ผู้ให้บริการที่เป็นสำนักพิมพ์  Elsevier Science, SpringerLink, Gordon&Breach
- ผู้ให้บริการที่เป็นผู้จำหน่ายฐานข้อมูล Dialog, Dissertation Abstract Online-DAO
- ผู้ให้บริการที่เป็นนายหน้าค้าสารสนเทศ (Information broker)  Infotrieve

การดำเนินการในการขอใช้บริการ มี 2 แบบ ดังนี้

(1)แบบฟอร์ม DD กระดาษ อัตโนมัติ

(2)ขอบริการออนไลน์ หรือสมัครเป็นสมาชิก 

-เช่น การให้บริการของมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ที่ให้บริการทางออนไลน์ หากเป็นการให้บริการแก่ห้องสมุดอื่นจะอยู่ในรูปการค้าขายเอกสาร

ข้อคำนึงการให้บริการ DD

1ลิขสิทธิ์

2ค่าใช้จ่ายในการนำส่งเอกสาร ค่าสำเนา ค่าส่ง บุคลากร ค่าลิขสิทธิ์ตอบแทน ค่าตรวจสอบแหล่งสารสนเทศ ค่าบอกรับ ผู้ใช้จะต้องรับผิดชอบ

3การเข้าถึงและกรรมสิทธิ์

4ความสามารถในการเข้าถึงต่างระบบ

5ค่าเสียหาย อาจมีค่าเสียหายหรือการสูญเสียเกิดขึ้น

การดำเนินการเมื่อได้รับเอกสาร

-แจ้งผู้ขอทันที

-จัดการให้มีการส่งคืนตามกำหนด

-บทความที่ให้บริการเป็นของผู้ใช้